Oleh: St. Binton Jhonson Nadapdap, S.Sos., S.H., M.M., M.H.
Anggota DPRD Kota Depok – Komisi A | Ketua DPD PSI Kota Depok | Purnabakti PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk setelah 31 tahun pengabdian | Penggiat dan Pelaku UMKM | Mahasiswa Program Doktor Hukum Universitas Kristen Indonesia
Pernahkah kita memperhatikan mengapa sebuah jaringan usaha yang memiliki banyak cabang dapat memberikan pelayanan yang relatif sama di berbagai tempat? Cara karyawan bekerja, proses transaksi, penataan barang, pelayanan pelanggan, hingga penyelesaian pekerjaan dapat berjalan dengan pola yang hampir seragam. Menurut saya, salah satu kekuatan utama bisnis yang mampu berkembang bukan hanya terletak pada orang-orangnya, tetapi pada sistem yang dibangun di dalam usaha tersebut.
Banyak usaha kecil masih sangat bergantung kepada pemiliknya. Pemilik harus membuka usaha, mengatur karyawan, mengecek persediaan, melayani pelanggan, mengurus keuangan, sampai menyelesaikan masalah setiap hari. Akibatnya, ketika pemilik tidak hadir, usaha mulai berjalan tidak teratur. Kondisi seperti ini menunjukkan bahwa usaha tersebut masih bergantung kepada seseorang, belum sepenuhnya bergantung kepada sistem.
Buku Traction karya Gino Wickman memberikan gambaran mengenai pentingnya membangun bisnis dengan sistem yang jelas. Bagi saya, pelajaran yang menarik adalah bagaimana sebuah usaha harus mempunyai aturan kerja, pembagian tanggung jawab, prosedur, target, serta mekanisme evaluasi yang dapat dijalankan secara konsisten.
Sistem Membuat Usaha Lebih Konsisten
Pelaku usaha perlu mulai menuliskan bagaimana setiap pekerjaan harus dilakukan. Mulai dari cara melayani pelanggan, menerima pesanan, mengelola stok, mencatat keuangan, menangani keluhan, sampai membuka dan menutup tempat usaha. Hal-hal yang terlihat sederhana justru penting untuk dibuat menjadi standar kerja.
Ketika sistem sudah jelas, karyawan tidak selalu harus menunggu instruksi pemilik. Mereka mengetahui apa yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana menyelesaikan pekerjaan. Sistem yang baik membuat kualitas usaha tidak berubah hanya karena orang yang bekerja sedang berbeda.
Delegasi Harus Disertai Tanggung Jawab
Membangun sistem bukan berarti pemilik kemudian meninggalkan usaha begitu saja. Pemilik tetap mempunyai tugas untuk menentukan arah, melakukan pengawasan, dan memastikan setiap bagian berjalan dengan benar. Namun pemilik juga harus berani melakukan delegasi.
Menurut saya, delegasi bukan sekadar menyerahkan pekerjaan kepada orang lain, tetapi memberikan tanggung jawab yang jelas, target yang dapat diukur, dan cara kerja yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan begitu, pemilik tidak harus memegang sendiri semua pekerjaan kecil setiap hari.
Masalah Harus Bisa Ditemukan dari Sistem
Usaha yang memiliki sistem juga akan lebih mudah mengetahui sumber masalah. Ketika penjualan menurun, stok tidak sesuai, pelanggan mengeluh, atau pekerjaan terlambat, pemilik dapat melihat bagian mana yang tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Tanpa sistem, setiap persoalan sering diselesaikan berdasarkan perasaan atau dugaan. Tetapi jika terdapat pencatatan, prosedur, pembagian tugas, dan evaluasi, persoalan dapat ditemukan lebih cepat dan penyelesaiannya juga lebih terarah.
UMKM Harus Mulai Membangun Sistem
Pelaku UMKM tidak perlu menunggu memiliki puluhan karyawan atau banyak cabang untuk mulai membuat sistem. Sistem dapat dimulai dari hal sederhana: membuat catatan pemasukan dan pengeluaran, standar pelayanan, daftar pekerjaan harian, pengelolaan persediaan, pembagian tugas karyawan, hingga laporan mingguan. Jika semua pekerjaan hanya tersimpan di kepala pemilik, usaha akan sulit berkembang. Tetapi ketika cara kerja sudah dituliskan, diajarkan, dan dijalankan secara konsisten, usaha mulai mempunyai fondasi untuk tumbuh. Menurut saya, usaha yang sehat bukan usaha yang membuat pemiliknya harus mengerjakan semuanya sendiri. Usaha yang sehat adalah usaha yang mempunyai sistem sehingga tetap dapat berjalan meskipun pemilik tidak berada di tempat setiap saat.
Tujuan akhirnya bukan membuat manusia menjadi tidak penting. Justru sistem membantu setiap orang bekerja lebih jelas dan efektif. Orang yang tepat membutuhkan sistem yang tepat, sementara sistem yang baik membutuhkan orang yang disiplin untuk menjalankannya. Karena itu, bagi pelaku UMKM yang ingin naik kelas, jangan hanya berpikir bagaimana meningkatkan penjualan. Mulailah juga bertanya: apakah usaha saya sudah mempunyai sistem? Apakah pekerjaan tetap berjalan ketika saya tidak berada di tempat? Apakah setiap orang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya? Bisnis yang ingin tumbuh harus perlahan berpindah dari bergantung kepada pemilik menjadi bergantung kepada sistem. Ketika sistem semakin kuat, usaha akan lebih mudah dikembangkan, didelegasikan, dievaluasi, dan dipersiapkan untuk tumbuh lebih besar.