Oleh: St. Binton Jhonson Nadapdap, S.Sos., S.H., M.M., M.H.
Anggota DPRD Kota Depok – Komisi A | Ketua DPD PSI Kota Depok | Purnabakti PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk setelah 31 tahun pengabdian | Penggiat dan Pelaku UMKM | Mahasiswa Program Doktor Hukum Universitas Kristen Indonesia
Banyak pelaku UMKM merasa senang ketika penjualan meningkat. Pesanan bertambah, barang keluar lebih banyak, dan omzet terlihat semakin besar. Namun menurut saya, penjualan belum tentu berarti uang sudah tersedia di kas. Jika terlalu banyak transaksi dilakukan secara tempo atau belum dibayar pelanggan, usaha dapat terlihat ramai tetapi justru kesulitan memenuhi kebutuhan sehari-hari. Piutang memang merupakan bagian yang wajar dalam dunia usaha. Ada pelanggan, distributor, reseller, atau mitra yang membutuhkan waktu sebelum melakukan pembayaran. Namun jika tidak dikelola dengan baik, piutang dapat menghambat arus kas, mengurangi modal kerja, bahkan membuat pelaku UMKM terpaksa mencari pinjaman untuk menutup kebutuhan operasional.
Omzet di Atas Kertas Belum Tentu Uang di Tangan
Misalnya sebuah usaha mencatat penjualan Rp50 juta dalam satu bulan. Angka tersebut terlihat besar. Tetapi jika Rp30 juta masih berupa piutang yang belum dibayar, uang yang benar-benar tersedia baru sebagian. Sementara usaha tetap harus membeli bahan baku, membayar karyawan, listrik, transportasi, sewa, dan berbagai kebutuhan lainnya. Menurut saya, pelaku UMKM harus membedakan antara penjualan, piutang, dan uang tunai yang benar-benar tersedia. Jangan sampai merasa usaha mempunyai banyak uang hanya karena angka penjualan tinggi.
Jangan Memberikan Tempo kepada Semua Pelanggan
Memberikan kelonggaran pembayaran dapat menjadi bagian dari strategi bisnis, tetapi jangan dilakukan kepada semua orang tanpa pertimbangan. Pelaku usaha perlu mengetahui siapa pelanggan yang mempunyai rekam jejak baik, berapa batas pembelian secara tempo, dan berapa lama waktu pembayaran yang diberikan. Pelanggan baru sebaiknya tidak langsung memperoleh fasilitas pembayaran dalam jumlah besar tanpa pertimbangan yang matang. Kepercayaan memang penting, tetapi dalam bisnis kepercayaan harus disertai aturan dan pencatatan.
Tentukan Jatuh Tempo dengan Jelas
Salah satu penyebab piutang sulit ditagih adalah sejak awal tidak ada kepastian mengenai kapan pembayaran harus dilakukan. Jangan menggunakan kalimat yang terlalu terbuka seperti “bayar kalau sudah ada uang” atau “nanti saja kalau barang sudah laku”. Jika transaksi dilakukan secara tempo, tentukan tanggal pembayaran secara jelas. Catat jumlah transaksi, tanggal transaksi, jatuh tempo, dan pembayaran yang sudah masuk. Menurut saya, semakin jelas aturan sejak awal, semakin kecil kemungkinan terjadi salah paham di kemudian hari.
Semua Piutang Harus Dicatat
Jangan hanya mengandalkan ingatan. Ketika jumlah pelanggan masih sedikit, mungkin pemilik usaha masih dapat mengingat siapa yang belum membayar. Tetapi ketika transaksi bertambah, kesalahan pencatatan sangat mudah terjadi. Gunakan buku, spreadsheet, aplikasi kasir, atau aplikasi pencatatan yang sederhana. Yang penting semua transaksi tercatat. Buat daftar: siapa yang berutang, berapa jumlahnya, kapan jatuh tempo, berapa yang sudah dibayar, dan berapa sisanya. Uang yang tidak tercatat akan semakin sulit dikendalikan dan ditagih.
Jangan Malu Menagih
Ada pelaku UMKM yang merasa tidak enak menagih pelanggan karena takut hubungan menjadi tidak nyaman. Menurut saya, kita harus membedakan antara menagih dengan kasar dan meminta pembayaran secara profesional. Jika memang sudah jatuh tempo, mengingatkan pelanggan merupakan hal yang wajar. Sampaikan dengan sopan. Kirimkan rincian transaksi. Ingatkan tanggal jatuh tempo dan berikan informasi mengenai cara pembayaran. Menagih hak usaha bukan berarti tidak menjaga hubungan. Justru hubungan bisnis yang sehat harus menghormati hak dan kewajiban kedua belah pihak.
Buat Batas Maksimal Piutang
Pelaku UMKM perlu menentukan seberapa besar modal yang boleh tertahan sebagai piutang. Jangan sampai hampir seluruh hasil penjualan belum dibayar sementara usaha terus mengeluarkan uang tunai. Jika batas piutang sudah terlalu tinggi, pertimbangkan untuk menghentikan sementara pemberian tempo sampai pembayaran sebelumnya diselesaikan. Menurut saya, usaha harus mempunyai keberanian mengatakan cukup. Jangan mengejar omzet dengan cara mengorbankan kesehatan arus kas.
Pelanggan Besar Juga Harus Dihitung
Kadang pelaku UMKM sangat senang ketika mendapatkan pembeli besar. Pesanannya banyak dan nilai transaksinya tinggi. Namun transaksi besar juga dapat membawa risiko besar jika pembayarannya terlalu lama. Bayangkan sebuah pelanggan mengambil 40 persen kapasitas produksi, tetapi pembayaran baru dilakukan dua atau tiga bulan kemudian. Sementara seluruh biaya produksi harus dikeluarkan lebih dahulu. Karena itu, jangan hanya melihat besar pesanan. Lihat juga berapa lama uang akan kembali dan apakah modal usaha mampu menanggung jeda tersebut.
Pertimbangkan Uang Muka
Untuk transaksi tertentu, terutama pesanan khusus atau dalam jumlah besar, uang muka dapat membantu menjaga arus kas. Uang muka dapat digunakan untuk membeli bahan atau memulai produksi sehingga pelaku UMKM tidak harus menanggung seluruh biaya dari modal sendiri. Besarnya tentu disesuaikan dengan jenis usaha dan kesepakatan. Menurut saya, usaha yang profesional harus berani membuat mekanisme pembayaran yang melindungi kedua belah pihak.
Pisahkan Pelanggan yang Lancar dan Bermasalah
Tidak semua pelanggan mempunyai kebiasaan pembayaran yang sama. Ada yang selalu membayar sebelum jatuh tempo. Ada yang perlu diingatkan. Ada pula yang berkali-kali terlambat. Catatan tersebut harus menjadi bahan evaluasi. Pelanggan dengan rekam jejak baik dapat diberikan kepercayaan lebih besar. Sebaliknya, pelanggan yang berulang kali bermasalah perlu diberikan batas yang lebih ketat. Dalam bisnis, pengalaman transaksi harus menjadi dasar pengambilan keputusan berikutnya.
Jangan Sampai Terpaksa Berutang karena Piutang Tidak Tertagih
Ironis apabila usaha mempunyai banyak uang di luar, tetapi harus meminjam untuk membeli bahan baku. Kondisi seperti ini dapat terjadi ketika piutang tidak terkendali. Jika kemudian usaha mengambil pinjaman berbunga untuk menutup modal kerja, keuntungan dapat semakin tergerus. Menurut saya, jangan biarkan pelanggan menggunakan modal kita terlalu lama sementara kita sendiri harus membayar biaya untuk mendapatkan modal baru.
Hubungan Baik Tetap Harus Profesional
Pelanggan mungkin teman, saudara, tetangga, atau mitra yang sudah lama dikenal. Tetapi ketika sudah masuk ke dalam urusan bisnis, aturan tetap diperlukan. Jangan membiarkan hubungan pribadi menghilangkan disiplin usaha. Harga harus jelas. Jumlah barang jelas. Pembayaran jelas. Jatuh tempo jelas. Hubungan yang baik justru lebih mudah dijaga ketika urusan bisnisnya tertib.
Pemerintah Perlu Memperkuat Literasi Arus Kas UMKM
Menurut saya, pendampingan UMKM jangan hanya membicarakan cara meningkatkan penjualan. Pelaku UMKM juga perlu memahami arus kas, piutang, utang usaha, modal kerja, perhitungan keuntungan, dan risiko pembayaran. Usaha dapat memiliki produk yang bagus dan pasar yang luas, tetapi tetap mengalami masalah apabila uang tidak berputar dengan sehat. UMKM yang ingin naik kelas harus mampu mengelola bukan hanya penjualan, tetapi juga kapan uang masuk dan kapan uang keluar.
Penjualan Harus Menghasilkan Uang yang Sehat
Pada akhirnya, tujuan berjualan bukan hanya membuat barang keluar dari toko atau gudang. Usaha membutuhkan uang yang kembali agar dapat membeli bahan, membayar kewajiban, memberikan penghasilan kepada pekerja, dan berkembang. Karena itu, catat semua piutang. Tetapkan jatuh tempo. Berikan batas kredit. Minta uang muka jika diperlukan. Evaluasi pelanggan. Dan jangan takut melakukan penagihan secara profesional. Menurut saya, omzet besar tidak banyak berarti jika sebagian besar uangnya terus tertahan di luar usaha.
UMKM harus mengejar penjualan yang sehat: barang terjual, pelanggan puas, pembayaran jelas, dan uang kembali tepat waktu. Karena arus kas yang sehat adalah salah satu fondasi utama agar usaha mampu bertahan, berkembang, dan naik kelas.