Oleh: St. Binton Jhonson Nadapdap, S.Sos., S.H., M.M., M.H.
Anggota DPRD Kota Depok – Komisi A | Ketua DPD PSI Kota Depok | Purnabakti PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk setelah 31 tahun pengabdian | Penggiat dan Pelaku UMKM | Mahasiswa Program Doktor Hukum Universitas Kristen Indonesia
Dalam menjalankan usaha, pelaku UMKM sering memberikan perhatian besar kepada pelanggan, penjualan, pemasaran, dan keuntungan. Semua itu memang penting. Namun ada satu bagian yang sering dianggap sederhana padahal sangat menentukan kelangsungan usaha, yaitu pemasok atau supplier. Menurut saya, UMKM jangan terlalu bergantung kepada satu pemasok. Usaha harus mempunyai alternatif agar kegiatan bisnis tidak langsung berhenti ketika terjadi masalah pada sumber bahan atau barang. Bayangkan sebuah usaha makanan hanya membeli bahan utama dari satu tempat. Selama bertahun-tahun semuanya berjalan lancar. Tetapi suatu hari pemasok tersebut kehabisan stok, menaikkan harga secara drastis, terlambat mengirim, atau bahkan berhenti beroperasi. Jika tidak mempunyai alternatif, produksi dapat langsung terganggu dan pelanggan ikut terkena dampaknya.
Pemasok Adalah Bagian dari Rantai Usaha
Banyak orang menganggap pemasok hanya sebagai tempat membeli barang. Padahal pemasok merupakan bagian penting dari rantai bisnis. Kualitas bahan, ketepatan pengiriman, kestabilan harga, dan ketersediaan produk sangat mempengaruhi kemampuan UMKM melayani pelanggan. Jika bahan datang terlambat, produksi terlambat. Jika kualitas bahan berubah, kualitas produk ikut berubah. Jika harga meningkat tanpa perhitungan, keuntungan usaha dapat berkurang. Menurut saya, hubungan dengan pemasok harus dikelola sama seriusnya dengan hubungan dengan pelanggan.
Jangan Bergantung pada Satu Sumber
Mempunyai pemasok utama tidak salah. Bahkan hubungan jangka panjang dapat memberikan banyak keuntungan seperti harga lebih baik, kemudahan pembayaran, dan kualitas yang sudah dikenal. Namun pelaku UMKM tetap perlu mempunyai pemasok alternatif. Tidak harus langsung membeli dari banyak tempat setiap hari. Yang penting, kita sudah mengetahui siapa yang dapat dihubungi apabila pemasok utama mengalami masalah. Pemasok utama boleh satu, tetapi pilihan jangan hanya satu. Dengan adanya alternatif, pemilik usaha mempunyai ruang untuk mengambil keputusan dan tidak mudah terjebak apabila harga atau pasokan berubah tiba-tiba.
Harga Murah Jangan Menjadi Satu-satunya Pertimbangan
Pelaku UMKM sering memilih pemasok hanya berdasarkan harga paling murah. Menurut saya, hal tersebut perlu dihitung lebih luas. Harga memang penting, tetapi kualitas, ketepatan waktu, kestabilan pasokan, pelayanan, dan kejujuran juga mempunyai nilai. Bahan yang murah tetapi sering terlambat dapat membuat pelanggan kecewa. Barang yang murah tetapi kualitasnya tidak konsisten dapat merusak reputasi usaha. Karena itu, pemasok yang baik bukan selalu yang paling murah, tetapi yang mampu membantu usaha menjaga kualitas dan kepastian.
Kualitas Harus Konsisten
Ketika menggunakan beberapa pemasok, UMKM juga harus mempunyai standar kualitas. Jangan sampai produk berubah hanya karena bahan dibeli dari tempat yang berbeda. Pelaku usaha harus mengetahui spesifikasi yang dibutuhkan: ukuran, rasa, bahan, kualitas, kebersihan, daya tahan, atau standar lainnya sesuai jenis produk. Menurut saya, standar usaha harus ditentukan oleh pemilik bisnis, bukan sepenuhnya mengikuti barang yang kebetulan tersedia dari pemasok. Dengan standar yang jelas, kita dapat membandingkan beberapa pemasok secara lebih objektif.
Jangan Menunggu Kehabisan Baru Mencari
Kesalahan yang sering terjadi adalah baru mencari pemasok alternatif setelah masalah muncul. Ketika bahan sudah habis dan pelanggan menunggu, posisi kita menjadi lemah. Pilihan semakin sedikit dan kita dapat terpaksa membeli dengan harga tinggi. Karena itu, lakukan persiapan sejak kondisi usaha masih normal. Cari informasi pemasok lain. Bandingkan kualitas. Simpan kontak. Lakukan pembelian kecil untuk menguji barang dan pelayanan. Persiapan ketika kondisi tenang akan sangat membantu ketika kondisi darurat datang.
Jaga Hubungan Baik dengan Pemasok
Hubungan bisnis tidak hanya soal transaksi. Bayar kewajiban tepat waktu. Berikan informasi kebutuhan secara jelas. Jangan mengubah pesanan secara mendadak tanpa alasan. Jika terjadi masalah, komunikasikan dengan baik. Pemasok yang merasa dihargai biasanya juga akan lebih terbuka dalam memberikan informasi mengenai perubahan harga, stok, atau kondisi pasar. Menurut saya, kepercayaan antara pelaku usaha dan pemasok adalah aset yang harus dijaga. Namun hubungan baik tetap harus disertai pencatatan dan kesepakatan yang jelas, terutama apabila transaksi sudah semakin besar.
Catat Perubahan Harga Bahan
Pelaku UMKM perlu mulai mencatat harga pembelian dari waktu ke waktu. Dari catatan tersebut kita dapat melihat apakah harga bahan naik, turun, atau relatif stabil. Data tersebut penting untuk menghitung harga pokok dan menentukan apakah harga jual masih sehat. Jika suatu bahan mengalami kenaikan terus-menerus, mungkin sudah waktunya mencari sumber lain, melakukan negosiasi, atau menyesuaikan produk. Jangan menunggu keuntungan hilang baru menyadari bahwa biaya bahan sudah terlalu tinggi.
Persediaan Cadangan Harus Dihitung
Selain mempunyai pemasok alternatif, beberapa jenis usaha juga membutuhkan stok pengaman. Namun jumlahnya harus dihitung dengan baik. Jangan sampai takut kehabisan lalu membeli terlalu banyak sehingga modal justru tertahan dalam gudang. Untuk bahan yang cepat rusak, cadangan harus lebih hati-hati. Untuk barang yang tahan lama dan sangat penting bagi produksi, stok pengaman mungkin dapat dibuat lebih besar sesuai kebutuhan. Menurut saya, tujuannya bukan memenuhi gudang, tetapi menjaga agar usaha tidak mudah berhenti.
Jangan Biarkan Pemasok Menguasai Usaha
Jika satu pemasok menjadi satu-satunya sumber bahan penting, posisi tawar pelaku UMKM menjadi lemah. Ketika harga naik, kita tidak mempunyai pilihan. Ketika kualitas turun, kita tetap harus membeli. Ketika pengiriman terlambat, kita hanya dapat menunggu. Karena itu, diversifikasi pemasok merupakan bagian dari manajemen risiko. Usaha yang sehat harus mempunyai pilihan. Semakin banyak ketergantungan pada satu pihak, semakin besar risiko ketika pihak tersebut mengalami masalah.
Teknologi Bisa Membantu Mencari Alternatif
Saat ini pelaku UMKM mempunyai akses informasi yang jauh lebih luas. Pemasok dapat ditemukan melalui marketplace, komunitas usaha, pameran, media sosial, asosiasi, hingga jaringan sesama pengusaha. Manfaatkan teknologi untuk membandingkan harga, kualitas, lokasi, dan reputasi. Namun jangan langsung melakukan transaksi besar dengan pemasok baru. Mulailah dengan jumlah kecil, cek kualitas, lihat konsistensi pelayanan, kemudian tingkatkan kerja sama secara bertahap.
Pemerintah Perlu Membantu Mempertemukan UMKM dengan Pemasok
Menurut saya, pendampingan UMKM juga perlu mencakup akses terhadap rantai pasok. Pemerintah dapat membantu mempertemukan UMKM dengan produsen bahan baku, distributor, koperasi, industri, petani, nelayan, maupun pelaku usaha lain yang dapat menjadi mitra. Dengan rantai pasok yang lebih kuat, UMKM dapat memperoleh bahan yang lebih stabil, kualitas lebih baik, dan harga yang lebih kompetitif. UMKM tidak hanya membutuhkan pasar untuk menjual, tetapi juga jaringan yang kuat untuk memperoleh bahan dan menjalankan produksi.
Usaha yang Kuat Selalu Punya Rencana Cadangan
Saya percaya bisnis yang sehat bukan hanya bisnis yang mampu berjalan ketika semuanya normal, tetapi bisnis yang tetap mempunyai pilihan ketika masalah muncul. Karena itu, pelaku UMKM perlu mengetahui pemasok utama, pemasok alternatif, harga pasar, kualitas bahan, waktu pengiriman, dan jumlah stok yang aman. Menurut saya, jangan menunggu pemasok berhenti, barang langka, atau harga melonjak baru mencari jalan keluar. Bangun hubungan baik. Siapkan alternatif. Catat harga. Tetapkan standar kualitas. Dan jangan meletakkan seluruh kelangsungan bisnis pada satu sumber.
UMKM yang mempunyai rantai pasok kuat akan lebih siap menghadapi perubahan, menjaga kualitas, melayani pelanggan, dan mempertahankan usahanya dalam jangka panjang.
Pelanggan memang membuat usaha hidup, tetapi pasokan yang terjaga membuat usaha mampu terus melayani. Karena itu, jangan bergantung pada satu pemasok. Siapkan pilihan agar usaha tetap berjalan dalam berbagai keadaan.