Oleh: St. Binton Jhonson Nadapdap, S.Sos., S.H., M.M., M.H.
Anggota DPRD Kota Depok – Komisi A | Ketua DPD PSI Kota Depok | Purnabakti PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk setelah 31 tahun pengabdian | Penggiat dan Pelaku UMKM | Mahasiswa Program Doktor Hukum Universitas Kristen Indonesia
Salah satu tanda sebuah usaha mulai bertumbuh bukan hanya terlihat dari meningkatnya omzet, bertambahnya pelanggan, atau semakin banyaknya karyawan. Bisnis yang benar-benar berkembang adalah bisnis yang mulai memiliki sistem sehingga tidak seluruh aktivitasnya bergantung kepada pemilik. Banyak usaha mampu berjalan ketika pemiliknya berada di tempat, tetapi begitu pemilik tidak hadir, pekerjaan mulai terlambat, keputusan berhenti, karyawan bingung, bahkan pelayanan kepada pelanggan ikut terganggu. Kondisi seperti ini menunjukkan bahwa usaha sebenarnya belum sepenuhnya memiliki sistem.
Pemilik Tidak Boleh Menjadi Pusat Semua Pekerjaan
Pada tahap awal usaha, sangat wajar apabila pemilik mengerjakan hampir semuanya. Pemilik mencari pelanggan, mengatur keuangan, membeli barang, mengawasi karyawan, menangani keluhan, bahkan ikut melakukan pekerjaan operasional. Namun ketika usaha mulai berkembang, cara seperti ini tidak dapat dipertahankan selamanya. Menurut saya, seorang pengusaha harus perlahan berpindah dari orang yang mengerjakan semuanya menjadi orang yang membangun sistem agar semuanya dapat dikerjakan dengan benar. Kalau setiap keputusan harus menunggu pemilik, setiap masalah harus diselesaikan pemilik, dan semua pekerjaan penting hanya diketahui oleh pemilik, maka pemilik justru dapat menjadi hambatan bagi pertumbuhan usahanya sendiri.
Visi Harus Jelas dan Dipahami Bersama
Bisnis membutuhkan arah. Pemilik harus mengetahui ke mana usaha akan dibawa, siapa pasar yang ingin dilayani, apa keunggulan usahanya, dan target apa yang hendak dicapai. Tetapi visi tidak boleh hanya berada di kepala pemilik. Karyawan dan orang-orang yang menjalankan usaha juga harus memahami arah tersebut. Menurut saya, visi yang baik adalah visi yang dapat diterjemahkan menjadi pekerjaan sehari-hari. Ketika semua orang memahami tujuan yang sama, keputusan akan menjadi lebih terarah dan organisasi tidak mudah berjalan sendiri-sendiri.
Orang yang Tepat Harus Berada di Posisi yang Tepat
Sistem yang bagus tetap membutuhkan manusia yang tepat untuk menjalankannya. Karena itu, usaha bukan hanya membutuhkan banyak orang, tetapi membutuhkan orang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Ada orang yang pandai menjual tetapi belum tentu cocok mengelola administrasi. Ada yang teliti dalam keuangan, ada yang kuat dalam pelayanan, ada pula yang mempunyai kemampuan memimpin tim. Menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat akan membuat sebuah organisasi bekerja lebih efektif. Pemilik juga harus memberikan tanggung jawab yang jelas sehingga setiap orang mengetahui apa yang menjadi pekerjaannya dan apa hasil yang diharapkan darinya.
Bisnis Harus Berbicara dengan Data
Kadang-kadang keputusan bisnis terlalu banyak dibuat berdasarkan perasaan. Merasa penjualan bagus, merasa pelanggan bertambah, merasa biaya masih aman, atau merasa karyawan sudah bekerja dengan baik. Padahal bisnis membutuhkan ukuran yang lebih jelas. Penjualan harus dicatat. Pengeluaran harus diketahui. Keuntungan harus dihitung. Produktivitas harus dapat dievaluasi. Menurut saya, angka membantu pengusaha melihat keadaan usaha secara lebih objektif. Dengan data yang sederhana tetapi konsisten, pemilik dapat mengetahui masalah lebih cepat sebelum persoalan tersebut menjadi semakin besar.
Masalah Jangan Disembunyikan
Setiap bisnis pasti menghadapi masalah. Pelanggan komplain, penjualan menurun, biaya meningkat, karyawan melakukan kesalahan, stok tidak terkontrol, atau target tidak tercapai. Yang berbahaya bukan keberadaan masalah, tetapi ketika masalah dibiarkan terlalu lama. Menurut saya, perusahaan yang sehat bukan perusahaan yang tidak mempunyai masalah, tetapi perusahaan yang mempunyai keberanian untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Masalah harus dibicarakan secara terbuka, dicari akar penyebabnya, kemudian dibuat keputusan yang jelas agar persoalan yang sama tidak terus berulang.
Proses Harus Ditulis, Bukan Hanya Diingat
Ini sangat penting bagi UMKM. Banyak usaha mempunyai cara kerja yang sebenarnya sudah baik, tetapi semuanya hanya tersimpan dalam kebiasaan pemilik atau karyawan tertentu. Akibatnya, ketika orang tersebut tidak hadir atau keluar dari perusahaan, pekerjaan menjadi kacau. Karena itu, cara kerja penting perlu dituangkan dalam prosedur sederhana. Bagaimana menerima pesanan, melayani pelanggan, mencatat pembayaran, membeli barang, menangani komplain, mengelola stok, sampai melakukan evaluasi perlu memiliki standar yang jelas. Sistem tidak harus rumit. Yang penting mudah dipahami, dapat dijalankan dan dilakukan secara konsisten.
Sistem Harus Benar-Benar Dijalankan
Memiliki prosedur saja belum cukup. Sistem harus dilaksanakan. Banyak organisasi mempunyai aturan dan SOP yang bagus di atas kertas, tetapi dalam praktiknya setiap orang tetap bekerja dengan caranya masing-masing. Di sinilah dibutuhkan disiplin dan evaluasi. Target perlu ditentukan, pekerjaan perlu dipantau, pertemuan perlu menghasilkan keputusan, dan keputusan harus ditindaklanjuti. Menurut saya, sistem menjadi bernilai ketika ia berubah menjadi kebiasaan kerja.
Gagasan mengenai pentingnya sistem juga menjadi perhatian dalam buku Traction karya Gino Wickman, yang membahas bagaimana perusahaan membangun organisasi melalui unsur visi, orang, data, penyelesaian masalah, proses, dan kemampuan mengeksekusi. Pelajaran terpenting yang dapat kita ambil adalah bahwa pertumbuhan bisnis membutuhkan struktur yang semakin kuat.
UMKM Harus Naik Kelas dari Usaha Orang Menjadi Usaha Sistem
Sebagai penggiat dan pelaku UMKM, saya melihat banyak usaha masyarakat sebenarnya mempunyai produk yang bagus dan pasar yang besar. Namun persoalannya sering muncul ketika usaha mulai ramai. Pemilik kewalahan, pencatatan berantakan, kualitas tidak konsisten, karyawan tidak mempunyai pembagian tugas yang jelas, dan akhirnya pertumbuhan justru menimbulkan persoalan baru.
Karena itu, menurut saya, UMKM naik kelas bukan hanya ketika omzetnya naik. UMKM benar-benar naik kelas ketika sistem usahanya ikut naik kelas. Dari pencatatan sederhana menuju pencatatan yang tertib. Dari pekerjaan berdasarkan kebiasaan menjadi pekerjaan berdasarkan prosedur. Dari seluruh keputusan berada di tangan pemilik menjadi pembagian tanggung jawab. Dari bekerja sendiri menjadi membangun tim.
Pada akhirnya, tujuan membangun sistem bukan untuk membuat usaha menjadi kaku. Justru sistem memberikan ruang agar pemilik dapat berpikir lebih jauh mengenai pengembangan bisnis, inovasi, pemasaran dan peluang baru tanpa terus-menerus tenggelam dalam persoalan operasional sehari-hari.
Bisnis yang kuat bukan bisnis yang pemiliknya harus selalu hadir untuk menyelesaikan semua persoalan. Bisnis yang kuat adalah bisnis yang memiliki visi yang jelas, orang yang tepat, data yang dapat dipercaya, masalah yang diselesaikan, proses yang tertata dan eksekusi yang disiplin.
Menurut saya, jangan hanya membangun usaha yang membuat kita terus bekerja di dalamnya. Bangunlah sistem yang membuat usaha mampu bekerja, bertumbuh dan berkembang secara berkelanjutan. Sebab bisnis besar bukan hanya dibangun dengan kerja keras, tetapi juga dengan cara kerja yang benar.
St. Binton Jhonson Nadapdap, S.Sos., S.H., M.M., M.H.
Anggota DPRD Kota Depok – Komisi A | Ketua DPD PSI Kota Depok | Purnabakti PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk setelah 31 tahun pengabdian | Penggiat dan Pelaku UMKM | Mahasiswa Program Doktor Hukum Universitas Kristen Indonesia